为了适应机构改革和档案管理现代化的需要，理顺文书处理和档案管理之间的关系，简化文件整理归档工作及规范归档文件的整理方法，促进文档一体化管理，根据国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》和中华人民共和国档案行业标准DA/T22-2000《归档文件整理规则》以及安徽省档案局颁布的《安徽省归档文件整理细则》（试行）的要求，从我院档案工作的实际出发，特制定《安徽审计职业学院归档文件整理实施办法（暂行）》，作为我院各部门在其职能活动中形成的，办理完毕的，应作为档案保存的各种文件材料整理的依据。

一、整理原则及质量要求

归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。归档文件应齐全、完整、准确。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

二、整理方法

（一）整理

归档文件的整理以“件”为保管单位，一般以每份文件为一件。文件正本与定稿为一件；正文与附件为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件；来文与复文各为一件；重要文件须保留历次修改稿的，其正本与历次稿（包括定稿）各为一件。

（二）分类

本院归档文件分类采用年度—问题—保管期限分类法。即先按归档文件的形成年度分类，在每个年度内按问题设置类目，再根据保管期限分类。

本院归档文件按问题分为党群类、行政类、教学类、科学研究类、基本建设类、产品生产与科技开发类、仪器设备类、外事类、出版类、财会类等十大类。各大类所包含的具体内容可参照《安徽审计职业学院归档文件分类大纲》。

（三）装订

归档文件按件用线左侧装订，装订时应将左、下侧对齐。归档文件装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，其它文本在后。

（四）排列

归档文件的排列方法，应在分类方案的最低一级类目内，按时间顺序排列。会议材料、统计报表、非诉讼案件等成套文件可集中排列。

（五）编号

归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上

端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限、问题、件号、盒号、页数、临时号等项目，其格式如图所示。归档章项目填写应严格按照图中所示顺序进行。加盖归档章时应尽量不要压住文件字迹，也不宜与批示文字或收文章等交叉。

图示：归档章式样 单位：mm

注：图示中括号内加注的提示文字，用以说明各编号项目在归档章的位置，实际制作归档章时无须刻出。在填写各项目时必须严格按 照此格式顺序填写，不得随意更改，若无此项，应予以空置。

图示：归档章实际填写情况式样

1．全宗号：填写档案馆给立档单位编制的代号。因档案馆尚末给定我院全宗号，此项暂时空置，留待档案馆给定我院全宗号后再行填写。

2．年度：填写文件形成的年度。填写时以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如2001。

3．保管期限：填写归档文件保管期限的简称。如：永久、长期、短期。保管期限可参考《安徽审计职业学院文件归档范围和保管期限表》确定。

4．问题：填写作为分类方案类目的问题名称或规范化简称。

5．件号：填写归档文件排列顺序号。件号是档案室在文件归档整理时，根据分类方案的最低一级类目，按文件排列顺序从“1”开始标注。

6．盒号：填写归档文件所在的盒号。盒号是档案室按照档案盒上架排列后的顺序流水编制，每年一断号。

7．数：填写一件文件的总页数。计算页数时以文件中有图文（指与文件内容相关的文字、图画等）的页面为一页，空白页不计。来文与复文、正本与定稿等作为一件时，统计页数时应将构成该件的各件页数相加作为该件的页数。

8．时号：填写各归档单位在文件归档前的临时编号。临时号的前三位数为归档单位的代码（代码的前两位数为统一给定的单位代码，第三位数可由归档单位自行设定，若不自设代码，第三位数则以“0”表示），代码后填写各归档单位归档文件的流水号，每个归档单位的代码下一年只编一个流水号。

（六）编目

归档文件应依据分类方案和件号顺序编制归档文件目录。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。归档文件应逐件编目，针对同一问题的来文与复文，应在备注栏内互作备注。责任者填写制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者；文号填写文件的发文字号，填写时应照实抄录，不能省略；题名填写文件标题，文件没有题名或题名不规范的，应根据文件内容重新拟写或补充，并外加“[ ]”；日期填写文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如

20010909，填写两行时应为20090109 ；备注用来注释文件需要说明的情况。件号和页数填写与归档章内容一致。

（七）装盒

归档文件应严格按照件号顺序装盒，并填写档案盒封面、盒脊等项目。不同年度、不同类别、不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒。

（八）整理说明

归档文件整理完毕，应按年度填写“年度归档文件整理说明”。主要说明年度文件归档的总数量、不同类别与保管期限归档文件的数量，及当年归档文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

三、归档范围及归档时间

（一）归档范围：归档的各类文件必须对学校和社会当前与长远具有参考作用、凭证作用和研究价值；必须反映学校教学、科研、党政管理及其他各项活动的全过程，保证完整、准确、系统，遵循其自然形成规律，符合教学、科研、党政管理及其他各项活动的不同特点。具体内容可参阅《安徽审计职业学院文件归档范围及保管期限表》。

（二）不归档的文件材料：上级机关普发供参阅、不办理的文件材料、供工作参考的抄件及上级机关征求意见末定稿的文件；重份文件、无查考利用价值的事务性临时性文件；末经会议讨论，末经领导审阅、签发的末生效的文件、合同、协议；一般性文件的历次修改稿、打印文件的各次校对稿（重要文稿学校主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）；无特殊保存价值的信封、一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建议或意见的人民来信；非隶属单位、校内相互抄送的不需办理也无参考价值的文件；本单位负责人兼任外机关职务形成的与本单位无关的文件材料；为参考目的从各方面收集的文件材料。

（三）归档时间：实行及时收集、随办随归制。即对办理完

毕、属于归档范围的文件材料，应做到办完一件收集一件，同时进行装订、盖填归档章等前期基础性工作，随时或定期交档案室存档。

四、各归档单位对归档文件整理的具体操作流程

各归档单位应在归档文件形成的同时，将归档文件按“件”整理、打印页码并对齐装订（可暂时先用订书机简单装订，待今后装订技术设备确定后再做统一规定）；在每件归档文件的首页加盖归档章并按要求填写相应内容；借助《世纪科怡档案管理系统》实现计算机辅助归档文件整理，在档案管理系统的相应位置按要求逐项填写相关内容（具体操作将专门培训）；随时或定期将整理好的归档文件送档案室存档并办好移交手续。

办公室

2014年1月10日