一、编制说明

（一）编制目的

为了适应高等学校档案工作的需要，统一我院档案实体分类，实现我院档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化，以提高我院档案业务建设的整体水平，不断加强档案工作的科学管理，充分发挥档案的作用，更好地为学院工作和建设服务。

（二）编制原则

本方案参照《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案工作规范》，结合实际工作，把高等学校档案工作的历史、现状和前景相结合，保证档案类目设置有较长时期的稳定性。

二、类目设置与标识

根据本院档案产生的领域范畴、记述的内容性质，确定十一个一级类目并在每个一级类目下设二级类目。其名称、标识如下：

DQ 党群

11 党务综合（党总支、直属党总支综合材料入此）

12 纪检

13 组织

14 宣传教育（学生思想政治材料入此）

15 统战（民主党派、侨务工作材料入此）

16 工会（妇女工作、计划生育工作，会员和教职工代表大会材料入此 ）

17 团委（学生材料入此

XZ 行政

11 综合

12 人事（师资培养材料入此）

13 监察审计

14 武装保卫

15 总务

16 档案、图书、文博

17 各部门中心工作

JX 教学工作

11 综合（学生运动会、教学评估、优秀教学评奖材料入此）

12 学科与实验室建设（专业设置入此）

13 招生

14 学籍管理（学生奖惩材料入此）

15 课堂教学与教学实践

16 学位

17 毕业生（毕业生信息反馈工作材料入此）

18 教材

KY 科学研究

11 综合

12 科研项目

13 论文著作、作品

CP 产品生产与科技开发

11 综合

12 某一个产品种类或科技开发项目

JJ 基本建设

11 综合

12 教学用房

13 公用、办公用房

14 生活、其它用房

SB 出版

11 综合

12 报纸

13 刊物

14 书稿

15 音像

WS 外事

11 综合

12 出国（境）

13 来校

14 国际合作与会议

CK 财会

11 综合

12 会计报表

13 会计帐簿

14 会计凭证

15 工资清册（奖金、奖学金入此）

附

SX 声像

声像档案内容一般不超过以上十大类，其载体各不相同，且有特殊的保管要求，故按其载体分类，各类均按十大类顺序编号排列，分类标识如下：

11 综合

12 照片

13 录音带

14 录像带

15 幻灯片

16 磁盘

17 胶片

18 光盘

声像档案的编号模式为：年度号 + 声像档案号（ SX ） + 实体分类号 + 目录号 + 件号

保管单位是声像档案最低限度的数量词，可以是卷、册、盒，也可以是张、件。

SW 实物

实物档案分为五类，各类均按十大类顺序编号排列，分类标识如下：

11 奖牌

12 证书

13 锦旗

14 奖杯

15 其它

实物档案的编号模式为：年度号 + 实体分类号 + 目录号 + 件号

三、档号的编制

（一）档号

是存取档案的代号，排架的依据。它反映出高等学校档案的分类体系和物理位置

1．档号结构、模式和标识

2．档号包括年度号、分类号、保管期限、单位保管号几个部分。

3．年度号由四位阿拉伯数字组成。它反映案卷内文件材料的形成年度。

4．分类号是档号的主体，由一、二级类目代号组成，比如：“党委会议记录”的分类号，为“ DQ11 ”

5．保管期限按归档文件标注的保管期限即永、长、短。

6．件号按所选分类方案的最下位类顺序编号。

7．档号模式：

本方案规定，科技档案按原方法整理；文书档案标识到文件级档号模式为：年度号 + 实体分类号 + 保管期限 + 件号，

8．档号的标识，采用汉语拼音和阿拉伯数字相混合的混合号码制。年度号、分类号之间，用连接符“—”连结。例如： 1990 年内容是学籍管理中永久保存的第 23 份档案可标为： 1990 — JX14 —永久— 23

9．档案的实体排架

在编定档号前不影响案卷之间有机联系的前提下，可将保管时间长的排在前面，但从维护档案的整体性和方便查找考虑，可不考虑保管期限。

档案的排架方式为；大类—年度，二级类目、案卷号按类目二级类目流水，纵向排列。

办公室

2014年1月10日