第一章 总 则

第一条 根据《中华人民共和国档案法》和有关法律、法规，为加强我院档案工作的科学管理，使之更加法制化、标准化、规范化，更好地为教学、科研和各项工作服务，结合我院实际情况制定本办法。

第二条 高等学院档案工作是用科学的原则和方法，收集、积累和管理学院档案，并提供档案信息为学院和社会服务。它是维护我院历史真实面貌的一项重要工作。

第三条 高等学院档案是指高等学院从事教学、科研、后勤党政管理以及其它各项活动直接形成的、对学院和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录。

第四条 高等学院档案工作要做到“三纳入”，“ 四同步”，即将档案工作纳入学院及部门工作计划和发展规划、纳入管理制度、纳入职责范围;布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作。

第五条 档案工作必须贯彻执行党和国家的保密、保卫制度，确保档案和档案机密的安全。

第二章 体制、机构与人员

第六条 学院综合档案室既是学院档案工作的职能管理部门，又是永久保存和提供利用本院档案的科学文化事业机构。业务上接受省教育厅、省审计厅及上级档案部门的指导、监督和检查。

第七条 学院各部门的档案工作由本部门分管档案工作的负责人确定1名负责人分工主管该部门的档案工作，根据实际情况配备1名兼职人员，负责本部门档案的收集、整理和上交工作，同时接受学院综合档案室人员的业务指导、监督和检查。

第八条 学院档案工作人员，必须认真贯彻执行党和家的方针政策，爱岗敬业，忠于职守，遵守纪律，具有档案业务知识，计算机知识和相关学科的科学文化知识。

第三章 文件材料归档工作

第九条 学院实行院内各工作部门立卷归档制度。一般由立卷人按照文件材料的自然形成规律加以系统整理组卷，编排页号，填写卷内目录，拟写案卷标题，按期、保质向档案室移交。

第十条 归档范围:

1、党群工作类 (简称党群类)，主要包括党委系统和群众团体在其活动中形成的具有保存价值的文件材料。

2、行政管理类 (简称行政类):行政管理系统在其活动中形成的具有保存价值的文件材料。

3、教学工作类 (简称教学类):学生工作部门、教学管理部门在学生管理、教学管理和教学实践活动中形成的具有保存价值的文件材料。

4、科学研究工作类 (简称科研类):科研管理部门、单位、个人在科研管理和科研实践活动中形成的具有保存价值的文件材料。

5、基本建设工作类 (简称基建类):基建管理部门在基建管理和工程项目建设、修缮过程中形成的具有保存价值的文件材料。

6、设备仪器工作类 (简称设备类):仪器设备管理部门、使用部门在仪器设备管理、购置、安装、使用、改造、维修过程中形成的具有保存价值的文件材料。

7、产品生产类主要包括高等学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等

8、出版工作类 (简称出版类):出版管理部门在出版工作管理和出版过程中形成的具有保存价值的文件材料及书、报、刊等。

9、外事工作类 (简称外事类)，外事管理部门及有关部门在外事管理和外事活动中形成的具有保存价值的文件材料;

10、财会工作类 (简称财会类):财务工作管理及会计工作中形成的文件材料。

第十一条 归档时间：

1、每年3月份收集以年度为单位归档的文件资料。

2、每年5月份收集财会类文件资料。

3、每年9月份收集以学年为单位归档的教学类文件资料。

4、成套性及大型活动的文件资料采取活动结束后立即归档。

第十二条 学院各部门向档案室移交档案时，必须办理交接手续，填写移交清单一式两份，双方清点无误后签字，各执一份存查。

第十三条 档案案卷的质量要求

1、应归档的文件材料要收集齐全，组成案卷要清楚合理，按以事立卷的方法进行组卷。

2、按文件形成的自然规律立卷。以事立卷的基本原则是按文件形成的自然规律立卷，在立卷时按照某件事一个问题一次会议、一项工程、一起案件、一种活动或同类同性事中文件材料形成的先后顺序和内在联系排列组卷。若解决一个具体问题形成的单份文件;就按单份文件组卷;若形成的是一组文件，就按文件形成的先后顺序和文件与文件之间联系排列组卷。

3、按照保管期限分开立卷。保管期限分永久、长期、短期三种;在同一事件中出现了不同保管期限的材料时，先按保管期限分开，然后按文件形成的规律排列立卷。确定保管期限的标准参考各类档案归档范围和保管期限表。

4、主要工作程序。用学院档案科统一制作的案卷皮，把排列好的文件材料装订起来后，填写卷皮和卷底的项目(正面有案卷号、全宗号、分类号、单位名称、案卷标题、文件形成起止时间、本卷张数、保管期限;卷底页的各考表主要包括:需要说明的情况、立卷人、检查人、日期等)，排列完的文件用打号机在右上角打上顺序号。张号的填法与书刊张0号0的填法一样 (以张数计算)。

5、上级下发的综合性计划，有本单位项目的存长期，没有项目的存短期。针对本单位指标的单项批复，可同单位请示一起立卷。

6、为了保持档案文件的耐久性，文书部门在起草文件时，就要注意案卷质量，要选用耐久性的纸张;书写文件时要选用优质墨水、不能用圆珠笔、铅笔、红墨水笔、复写纸。领导签批文件时，也不能用圆珠笔、铅笔。

7、案卷要订得整齐、美观、大方。装订前要把金属物空白页去掉，破损的文件要修补好。装订线外有字迹的文件要加边，装订时要把表格式材料的表头向里或向上。

8、案卷排列要有系统。对于案卷排列应遵循案卷之间的内在联系，问题的重要程度或按问题发生的时间先后进行排列，同一问题的案卷按照保管期限永久、长期、短期顺序排列。

第四章 档案的管理

第十四条 综合档案室要按照国家有关档案管理标准化、规范化的规定与要求，指定学院的档案实体分类法和各类档案工作规范，编制案卷目录，全引目录和其它检索工具，做到分类科学、整理系统，保管安全、统计准确、利用方面、管理手段先进。

第十五条 各类档案保管期限规定为:永久、长期、短期三种。

第十六条 确定保管期限的基本原则

凡反映本院主要职能活动和基本历史面貌的，对学院、国家、历史研究有长远利用价值的，列为永久保管;凡反映学院一般工作活动的，在长时期内对学院和社会有查考利用价值的，列为长期保管;凡在短时期内对学院工作有查考价值的，列为短期保管。详见各类档案工作规范。

第十七条 档案的鉴定、销毁工作:档案的鉴定工作分三步进行，第一步，在各部门处理文件归档时，按有关规定剔除一部分无保存价值的文件，即“不归档文件”，由本部门保存一、二年后销毁或转作参考资料使用;第二步，对归档的文件确定其保管期限；第三步，对保管期满并己无继续保存价值的档案；剔除销毁。这些工作由档案科会同有关业务部门共同进行。

第十八条 档案鉴定工作在鉴定领导小组的领导下，由档案室同有关部门对已到期的档案进行鉴定，提出存毁意见，登记造册，报院主管领导审批后，再保存一年后方能销毁。

第十九条 销毁档案要有两个人以上负责监督，防止档案遗失和泄密。监销人要在销毁册上签字。

第二十条 学院要保证档案工作所需经费;为档案部门提供专用的、符合档案保管条件的档案库房;为档案部门配置先进的管理设备，逐步实现档案管理现代化。

第二十一条 档案库房要有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等安全措施及设备。档案科工作人员要随时检查档案的保管情况，发现问题及时向领导报告并及时进行处理。

第五章 档案的开放和利用

第二十二条 学院档案室所保存的档案主要供本院利用。其他单位或个人需要查阅时应持介绍信，方可查阅。若利用的档案涉及重大问题或国家的秘密，须经主管院长批准。

第二十三条 本院工作人员因工作需要可以直接查阅、借阅本单位归档的档案，若查阅非本部门归档的、带有密级的限制使用的档案，须持单位介绍信并经立卷部门负责人同意方可查阅。

第二十四条 查阅档案时，一般不得将档案材料带出档案科，确因工作需要带出时，须经档案科人员同意后，办理借阅手续，并在规定期限内归还。

第二十五条 查阅档案必须严格遵守阅档制度，维护档案的完整和安全。借出的档案不准带到公共场所或家中，不得卷折、拆散、调换、污损、涂改、转借、遗失。归还档案时档案部门要认真检查、注销，如有损坏、丢失档案者，须及时报告学院领导，严肃处理。

第二十六条 机构撤销、合并时必须将全部应归档的文件材料进行认真整理、立卷、移交档案科保存。没有处理完毕的文件材料，可以由新的机构继续处理，然后立卷归档。

第六章 附 则

第二十七条 本办法由院综合档案室负责解释。

第二十八条 本办法自公布之日起施行。

办公室

2014年1月10日